Bà Ngô Thị Thêm

E-mail: ntthem@agu.edu.vn. Điên thoại: 0957 315 910

Nhiệm vụ: 

– Phụ trách công tác văn thư, lưu trữ (giao nhận văn thư, giấy tờ, bưu phẩm), thực hiện lưu trữ, bảo quản các loại công văn đi-đến của Khoa theo quy định của nhà nước và của Trường.

– Phụ trách và tiếp nhận văn phòng phẩm của Khoa; tiếp nhận các yêu cầu hành chính, chuyển các hồ sơ, biểu mẫu đăng ký xe trường; làm giấy đề nghị công lệnh cho giảng viên đi công tác; giấy giới thiệu cho giảng viên, sinh viên… của Khoa.

– Trợ giúp giảng viên, Bộ môn và các trợ lý khoa trong công tác đào tạo.

– Là đầu mối liên hệ giữa Khoa với Phòng Công tác Sinh viên về công tác sinh viên; nghiên cứu nắm vững các quy định liên quan đến công tác sinh viên.

– Theo dõi danh sách sinh viên. Giúp Lãnh đạo Khoa thực hiện các yêu cầu liên quan đến công tác sinh viên do nhà trường triển khai thực hiện; nắm tình hình tổng hợp liên quan đến sinh viên (khen thưởng, cảnh báo học vụ, chậm tiến độ học tập, bị kỷ luật, có hoàn cảnh đặc biệt khó khăn, bệnh, không đóng học phí…).

– Tiếp nhận đơn, giấy xác nhận liên quan đến sinh viên, học viên theo phân cấp quản lý của nhà trường; theo dõi giải quyết và hồi đáp cho sinh viên, học viên.

– Phối hợp với Phòng Khảo thí và Kiểm định chất lượng quản lý điểm học phần của sinh viên (01 bản lưu tại Văn phòng Khoa); tiếp nhận đăng ký bảng điểm và trả bảng điểm cho sinh viên (khi có yêu cầu).

– Quản lý việc xem xét các loại học bổng cho sinh viên theo qui định.

– Phối hợp với Đoàn TNCSHCM trong Khoa và các đơn vị có liên quan để xét điểm rèn luyện đối sinh viên; tập hợp, tổ chức cho sinh viên tham gia các sự kiện theo yêu cầu của lãnh đạo Khoa và Trường…

– Thực hiện kiểm kê tài sản hàng năm theo thông báo của Phòng Quản trị – Thiết bị.

Bà Ngô Thị Xuân Mai

Email: nttxmai@agu.edu.vn

Nhiệm vụ: 

– Nắm rõ các quy định liên quan đến khoa (bao gồm giảng viên, sinh viên, chuyên viên và khoa) để hỗ trợ lãnh đạo khoa trong quản lý và điều hành. Trợ giúp các giảng viên, Bộ môn và trợ lý khoa trong việc tổng hợp và soạn thảo các văn bản hành chính.

– Tổng hợp thông tin khoa. Trợ giúp lãnh đạo Khoa trong việc lập kế hoạch; soạn thảo các báo cáo, các văn bản hành chính, các văn bản chỉ đạo và điều hành; theo dõi và quản lý hồ sơ, giấy tờ, giải quyết các thủ tục, chế độ… của viên chức Khoa theo quy định.

– Viết biên bản họp Khoa. Lập Báo cáo tuần, tháng theo thời gian quy định. Lập Báo cáo tổng kết năm và Kế hoạch hoạt động của Khoa hàng năm.

– Phối hợp với Phòng Khảo thí và Kiểm định chất lượng thực hiện công tác đảm bảo chất lượng và khảo thí, bao gồm ngân hàng câu hỏi; bố trí giảng viên coi thi theo kế hoạch của Trường; khảo sát, điều tra … liên quan đến cựu sinh viên, giảng viên.

– Quản lý hồ sơ chuyên môn của Khoa

– Là đầu mối liên hệ giữa Khoa với các đơn vị trong trường và hỗ trợ khoa để lên kế hoạch và tổ chức, quản lý hồ sơ, theo dõi và triển khai việc thực hiện công tác khảo thí, nghiên cứu khoa học và hợp tác.

– Phụ trách hoạt động của Khoa theo hệ thống quản lý chất lượng ISO.

– Hỗ trợ, hướng dẫn khách đến thăm và làm việc với Khoa.